Cara Membuat dan Mengelola Group Messages di Web App

Group Messages membantu Anda berkomunikasi dengan banyak pengguna terkait—seperti guru dari suatu pelajaran atau wali murid dari siswa yang terdaftar—dalam satu ruang chat yang terorganisir dan privat. Baik untuk mengoordinasikan kelas, menyelaraskan komunikasi dengan staf, atau membagikan informasi penting, Group Messaging menjaga semuanya tetap di satu tempat.

Panduan ini menjelaskan cara membuat, mengelola, mengedit, mencari, dan menghapus Group Messages di AOneSchools Web App dengan cara yang sederhana dan praktis.

Membuat Group Message Baru

Sebelum memulai, pastikan:

• Anda login sebagai Superadmin, Admin, atau Pengajar

• Anda memiliki izin untuk mengakses modul In-app Messaging

Jika Anda memenuhi syarat, Anda akan melihat tombol Create New Message.

Cara Membuat Group Message

Ikuti langkah berikut:

1. Login ke AOne Schools Web App.

2. Klik ikon Message di header halaman.

3. Klik Create New Message.

4. Pilih Group Message.

5. Pilih anggota yang ingin Anda masukkan.

6. Klik Create Group.

7. Isi Group Details.

8. Klik Save.

Selesai — grup Anda siap digunakan!

Memilih Anggota Grup

Ketika jendela Create Group Message terbuka:

• Anda akan melihat semua pengguna aktif di sekolah Anda.

• Daftar akan diurutkan secara alfabet (A–Z).

Anda tidak akan melihat:

• Diri Anda sendiri

• Pengguna yang sudah Archived

Untuk mempermudah mencari orang yang tepat, Anda dapat menggunakan:

• Filter by Role

Memfilter pengguna berdasarkan peran mereka, misalnya: Pengajar, Wali, Admin.

• Filter by Lesson

Pilih satu lesson aktif untuk:

• Menampilkan guru yang ditugaskan pada lesson tersebut
• Menampilkan guardian yang memiliki siswa terdaftar (status Active atau Frozen)

• Search by Name

• Tidak sensitif terhadap huruf besar/kecil
• Mendukung pencarian sebagian kata
• Tidak ada batas jumlah karakter

Jika tidak ada pengguna yang sesuai dengan filter Anda, tampilan kosong akan muncul.

Anda juga dapat menggabungkan filter, misalnya:

Filter by Lesson + Filter by Role + Search by Name

Semua filter akan bekerja bersamaan.

Setelah menemukan pengguna yang tepat:

• Centang satu atau lebih checkbox di samping nama mereka.
• Pengguna yang dipilih akan muncul di bagian Selected Members.

Anda dapat mengubah pilihan kapan saja dengan:

• Klik X pada nama anggota yang dipilih

• Menghapus centang pada checkbox mereka

Anggota yang sudah dipilih akan tetap tersimpan meskipun Anda mengubah filter.

Begitu minimal satu anggota dipilih, tombol Create Group akan aktif dan Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Melengkapi Detail Grup

Setelah mengklik Create Group, Anda akan diarahkan ke bagian Group Details. Di sinilah Anda menyelesaikan pengaturan sebelum grup resmi dibuat.

Pada tahap ini perlu diketahui:

• Grup belum dibuat

• Conversation ID belum dibuat

• Grup belum muncul di daftar pesan

• Grup belum bisa dicari

Grup hanya akan dibuat secara resmi setelah Anda menekan Simpan.

Foto Profil Grup (Opsional)

Anda dapat menyesuaikan grup dengan mengunggah foto profil.

Format yang didukung:

• JPG

• JPEG

• PNG

• WEBP

Ukuran maksimal: 5MB

Jika gambar lebih dari 5MB, sistem akan mengompresnya secara otomatis.

Setelah mengunggah gambar, Anda dapat:

• Melihat preview

• Mengganti gambar

• Menghapus gambar

Jika tidak mengunggah gambar, ikon grup default akan digunakan.

Nama Grup (Wajib)

Group Name wajib diisi.

• Maksimal 120 karakter

• Mendukung huruf, angka, simbol, spasi, dan emoji

• Tidak boleh kosong

• Tidak boleh hanya berisi spasi

Jika input tidak valid, pesan error akan muncul di bawah kolom.

Deskripsi Grup (Opsional)

Anda dapat menambahkan deskripsi untuk memberikan konteks tentang grup.

• Maksimal 500 karakter

• Mendukung huruf, angka, simbol, spasi, dan emoji

• Tidak boleh hanya berisi spasi

Kolom ini boleh dikosongkan jika tidak diperlukan.

Mengelola Anggota Sebelum Menyimpan

Pada bagian Members:

• Anda (pembuat grup) akan muncul pertama

• Anggota lain diurutkan secara alfabet (A–Z)

Anda dapat:

• Menghapus anggota

• Menetapkan anggota sebagai Admin

• Menghapus peran Admin

Ketika grup disimpan, semua admin yang dipilih (termasuk Anda) akan diberi label Group Admin.

Menyelesaikan Pembuatan Grup

Jika semuanya sudah sesuai, klik Simpan.

Sistem akan:

• Membuat Conversation ID

• Menampilkan notifikasi sukses

• Menambahkan grup ke daftar pesan Anda

• Membuka ruang chat yang baru dibuat

• Menampilkan banner informasi yang mengumumkan anggota yang ditambahkan

Pada titik ini, grup resmi aktif dan dapat dicari.

Mencari Pesan

Untuk menemukan pesan dengan cepat:

1. Buka In-app Messaging

2. Masukkan kata kunci

3. Klik Search atau tekan Enter

Pencarian dapat digunakan untuk:

• Nama pengguna

• Nama grup

Pencarian tidak mencari isi pesan.

Fitur pencarian:

• Tidak sensitif huruf besar/kecil

• Mendukung pencarian sebagian kata

• Diurutkan berdasarkan aktivitas terbaru

• Dipaginasi jika hasil lebih dari 15

Mengklik hasil pencarian akan membuka chat tanpa menghapus hasil pencarian.

Untuk membatalkan pencarian, klik X di kolom pencarian.

Jika Anggota Menjadi Archived

Jika seorang anggota diarsipkan pada level sekolah, sistem akan menyesuaikan grup secara otomatis.

Pengguna yang diarsipkan akan:

• Dihapus dari daftar anggota aktif grup

• Tidak lagi menjadi bagian dari percakapan yang berlangsung

Namun:

• Pesan mereka sebelumnya tetap terlihat dalam riwayat chat

• Ikon Archived akan muncul di samping nama mereka

Selain itu, anggota grup akan melihat banner informasi di ruang chat yang memberi tahu bahwa pengguna tersebut telah dihapus dari grup karena statusnya Archived.