Bagaimana cara menggunakan Penyesuaian Prefiks dalam sistem AOneSchools?

Penyesuaian Prefiks di AOneSchools memungkinkan Anda untuk menyesuaikan ID prefiks pada tagihan dan resi pembayaran Anda. Fitur ini memberikan fleksibilitas dalam mengelola catatan keuangan dengan menerapkan perubahan pada catatan baru maupun yang sudah ada.

Anda dapat mengakses Penyesuaian Prefiks dalam sistem dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini,

1. Klik ikon profil di pojok kanan atas.
2. Pilih Pengaturan dari menu dropdown.
3. Di bawah Pengaturan Sekolah, pilih Penyesuaian Prefiks untuk mengakses pengaturan kustomisasi tagihan dan resi pembayaran.
   

Mengatur Prefiks untuk Catatan Baru

Anda bisa mengatur ID prefiks untuk tagihan dan resi pembayaran yang selanjutnya dengan menggunakan opsi Sesuaikan Tagihan Berikutnya dan Sesuaikan Tanda Terima Bayar/Resi Berikutnya.

Langkah-langkah:

1. Klik tombol Edit di bagian yang ingin Anda ubah.
2. Isi kolom yang diperlukan, termasuk:
   • Prefiks: Bagian awal dari nomor tagihan/resi.
   • Panjang Numerik: Jumlah digit pada bagian angka ID.
   • Nomor Awal Numerik: Nomor awal untuk bagian angka ID.
3. Klik Save.
   
   

Detail Prefiks:

• Setiap kali invoice atau kwitansi baru dibuat, nomor pada Nomor Awal Numerik akan bertambah 1. Misalnya, jika invoice terakhir adalah INV-10234, invoice berikutnya akan menjadi INV-10235.
• Jika nomor pada bagian angka telah mencapai nilai maksimum, sistem secara otomatis akan menambah satu digit pada nomor berikutnya. Misalnya, jika nomor invoice terakhir adalah INV-99999, maka invoice berikutnya akan menjadi INV-100000.
• Batas total karakter untuk setiap prefiks (termasuk prefiks dan panjang angka) adalah 255 karakter.
• Penyesuaian pada pengaturan Tagihan Berikutnya & Tanda Terima Bayar/Resi Berikutnya hanya berlaku untuk tagihan dan bukti pembayaran yang akan dibuat di masa mendatang.
  
  

Mengatur Prefiks untuk Catatan yang Sudah Ada

Untuk menyesuaikan ID prefiks pada tagihan atau resi pembayaran yang sudah ada, Anda bisa menggunakan opsi Sesuaikan Tagihan yang telah terbit dan Sesuaikan Tanda Terima Bayar/Resi yang telah terbit.

Langkah-langkah:

1. Pilih rentang tanggal atau tanggal tertentu untuk catatan yang ingin Anda sesuaikan.
   • Untuk Sesuaikan Tagihan yang telah terbit, sistem akan memfilter tagihan berdasarkan tanggal pembuatan.
   • Untuk Sesuaikan Tanda Terima Bayar/Resi yang telah terbit, sistem akan memfilter resi pembayaran berdasarkan tanggal pembuatan.
2. Isi kolom yang diperlukan (Prefiks, Panjang Numerik, dan Nomor Awal Numerik).
3. Klik Simpan.
   
   

Catatan Penting:

• Jika Anda menyesuaikan prefiks untuk tagihan dan resi pembayaran yang sudah terbit setelah perubahan dilakukan, maka hal tersebut tidak akan mengubah judul atau file PDF pada email pemberitahuan yang telah dikirimkan. Perubahan ini hanya akan berlaku untuk catatan dalam sistem dan tidak akan mempengaruhi dokumen yang telah dikeluarkan sebelumnya.
• Penyesuaian pada Tagihan & Resi yang Telah Ada tidak akan mempengaruhi Tagihan & Resi Pembayaran selanjutnya.
  
  

Dengan fitur Penyesuaian Prefiks, Anda memiliki kontrol penuh atas sistem penomoran tagihan dan resi pembayaran, sehingga membantu Anda lebih teratur dan memenuhi kebutuhan pencatatan keuangan.