วิธีเปลี่ยนคำนำหน้าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

การปรับคำนำหน้าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของ AOneSchools ช่วยให้คุณปรับแต่งรหัสคำนำหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของคุณได้ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณจัดการบันทึกทางการเงินของคุณได้อย่างยืดหยุ่นด้วยการใช้การเปลี่ยนแปลงกับบันทึกในอนาคตและบันทึกที่มีอยู่

คุณสามารถเข้าถึงการปรับคำนำหน้าในระบบได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

    1. คลิกไอคอนโปรไฟล์ที่มุมขวาบน

    2. เลือกการตั้งค่าจากแถบเมนูการตั้งค่าทางด้านซ้าย

    3. ภายใต้การตั้งค่าโรงเรียน ไปที่การปรับเปลี่ยนคำนำหน้าเพื่อเข้าถึงตัวเลือกการปรับแต่งสำหรับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

| การปรับแต่งคำนำหน้าสำหรับบันทึกในอนาคต

คุณสามารถตั้งค่ารหัส (ID) คำนำหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จในอนาคตได้โดยใช้ตัวเลือกการปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ใยถัดไปและการปรับเปลี่ยนใบเสร็จใบถัดไป

ขั้นตอน:

    1. คลิกปุ่มแก้ไขภายใต้ส่วนที่คุณต้องการปรับแต่ง

    2. กรอกข้อมูลที่จำเป็น ได้แก่:

        • คำนำหน้า: ส่วนเริ่มต้นของหมายเลขใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ

        • ความยาวตัวเลข: จำนวนหลักในส่วนตัวเลขของรหัส

        • หมายเลขเริ่มต้นตัวเลข: หมายเลขเริ่มต้นสำหรับส่วนตัวเลขของรหัส 

    3. คลิกบันทึก

รายละเอียดคำนำหน้า:

    • ทุกครั้งที่มีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จใหม่ หมายเลขเริ่มต้นของตัวเลขจะเพิ่มขึ้นทีละ 1 ตัวอย่างเช่น หากใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายคือ INV-10234 ใบแจ้งหนี้ใบต่อไปจะเป็น INV-10235

    • หากส่วนตัวเลขถึงค่าสูงสุด ระบบจะเพิ่มความยาวของตัวเลขขึ้นหนึ่งหลักโดยอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จใบถัดไป ตัวอย่างเช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายคือ INV-99999 ใบแจ้งหนี้ใบต่อไปจะเป็น INV-100000

    • จำนวนอักขระสูงสุดสำหรับคำนำหน้าแต่ละคำ (รวมคำนำหน้าและความยาวของตัวเลข) คือ 255 อักขระ

    • การปรับการตั้งค่าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จใบถัดไปจะมีผลใช้กับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จในอนาคตเท่านั้น

| การปรับแต่งคำนำหน้าสำหรับบันทึกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่มีอยู่

ในการปรับรหัสคำนำหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จที่มีอยู่ คุณสามารถใช้ตัวเลือกปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่มีอยู่ 

ขั้นตอน:

    1. เลือกช่วงวันที่หรือวันที่เฉพาะสำหรับบันทึกที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน

    2. สำหรับการปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ระบบจะกรองใบแจ้งหนี้ตามวันที่สร้าง (generated date) สำหรับการปรับเปลี่ยนใบเสร็จที่มีอยู่ ระบบจะกรองใบเสร็จตามวันที่สร้าง (creation date) เช่นกัน

    3. กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็น (คำนำหน้า ความยาวตัวเลข และหมายเลขเริ่มต้นตัวเลข)

    4. คลิกบันทึก

หมายเหตุสำคัญ:

    • หากคุณปรับคำนำหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จที่มีอยู่หลังจากสร้างแล้ว ชื่อหรือไฟล์ PDF ในการแจ้งเตือนทางอีเมลจะไม่อัปเดต การเปลี่ยนแปลงจะใช้กับบันทึกในระบบเท่านั้นและจะไม่ส่งผลต่อเอกสารที่ออกก่อนหน้านี้

    • การปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่มีอยู่จะไม่ส่งผลต่อใบแจ้งหนี้และใบเสร็จฉบับถัดไปของคุณ

ด้วยการปรับเปลี่ยนคำนำหน้า คุณสามารถควบคุมระบบการนับเลขสำหรับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของคุณได้อย่างเต็มที่ ช่วยให้คุณจัดระเบียบและตอบสนองความต้องการในการบันทึกข้อมูลทางการเงินของคุณได้