Bagaimana Cara Membuat dan Mengelola Pesan Grup di Aplikasi Web?

Diubah pada Sun, 9 Agu pada 10:18 PM

Pesan grup membantu Anda berkomunikasi dengan beberapa pengguna terkait—seperti guru mata pelajaran atau wali siswa yang terdaftar—dalam satu ruang obrolan yang terorganisir dan privat. Baik saat Anda mengoordinasikan kelas, menyelaraskan dengan staf, atau membagikan pembaruan penting, Pesan grup menyimpan semuanya di satu tempat.

Panduan ini memaparkan semua yang perlu Anda ketahui tentang mengelola Pesan grup di Aplikasi Web AOne Schools. Gunakan daftar isi di bawah untuk menavigasi dengan cepat ke topik atau tindakan tertentu yang Anda butuhkan:

Membuat Pesan Grup Baru
Memilih dan Menentukan Anggota Grup
Melengkapi Detail Grup
Mengelola Anggota Sebelum Menyimpan
Menyelesaikan Grup
Mengedit Detail Pesan Grup
Membersihkan Obrolan di Ruang Obrolan Grup
Apa yang Terjadi ketika Anggota Grup Diarsipkan

Membuat Pesan Grup Baru

Sebelum Anda mulai, pastikan Anda masuk sebagai Superadmin, Admin, atau Guru, dan Anda memiliki izin melihat dan membuat untuk modul Pesan Dalam Aplikasi. Jika Anda memenuhi persyaratan ini, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

Masuk ke Aplikasi Web AOne Schools
Klik ikon Pesan di header halaman
Klik Buat Pesan Baru
Pilih Pesan Grup
Pilih anggota yang ingin Anda sertakan
Klik Buat Grup
Isi Detail Grup
Klik Simpan

Memilih dan Menentukan Anggota Grup

Ketika jendela buat grup terbuka, Anda akan melihat semua pengguna aktif di sekolah Anda, diurutkan menurut abjad (A-Z). Untuk membantu Anda menemukan orang yang tepat dengan lebih mudah, Anda dapat menggunakan fitur berikut:

Cari berdasarkan Nama
Filter berdasarkan Peran
Guru, Wali, Admin
Filter berdasarkan Mata Pelajaran
Pilih satu mata pelajaran aktif untuk menampilkan guru yang ditugaskan ke mata pelajaran yang dipilih, dan/atau wali yang siswanya terdaftar di mata pelajaran yang dipilih (hanya status siswa Aktif dan Dibekukan).

Setelah Anda menemukan orang yang ingin Anda tambahkan, Anda dapat:

Centang kotak di sebelah nama pengguna
Anggota yang dipilih akan berpindah ke bagian atas daftar

Atau, Anda dapat menyesuaikan pilihan Anda kapan saja dengan:

Mengeklik X pada nama anggota yang dipilih
Menghilangkan centang pada kotak mereka

Catatan:

Jika tidak ada pengguna yang cocok dengan kriteria pencarian atau filter Anda, keadaan kosong akan muncul
Anda dapat menggabungkan beberapa filter untuk mempersempit hasil. Misalnya, Anda dapat menggunakan “Filter berdasarkan Mata Pelajaran” bersama dengan “Filter berdasarkan Peran”.
Segera setelah setidaknya satu anggota dipilih, tombol Buat Grup akan tersedia, dan Anda siap untuk pindah ke langkah berikutnya.

Melengkapi Detail Grup

Setelah memilih anggota dan mengeklik Buat Grup, Anda akan diarahkan ke bagian Detail Grup. Di sinilah Anda menyelesaikan semuanya sebelum grup resmi ditayangkan.

Nama Grup (Wajib)

Nama grup wajib diisi. Sebelum memasukkan nama grup, pastikan nama tersebut memenuhi persyaratan berikut:

Maksimum 120 karakter
Mendukung huruf, angka, simbol, spasi, dan emoji
Tidak boleh hanya berisi spasi kosong

Gambar Profil Grup (Opsional)

Anda dapat mempersonalisasi grup Anda dengan mengunggah gambar profil. Sebelum mengunggah gambar, perhatikan persyaratan berikut:

Format yang didukung: JPG, JPEG, PNG, WEBP
Ukuran maksimum: 5 MB
Gambar yang lebih besar dari 5 MB akan dikompres secara otomatis
Setelah diunggah, Anda dapat mempratinjau, mengganti, atau menghapus gambar.
Jika Anda memilih untuk tidak mengunggah gambar, ikon grup default akan ditampilkan.

Deskripsi Grup (Opsional)

Anda dapat menambahkan deskripsi untuk memberikan konteks tambahan tentang grup. Bidang ini dapat dibiarkan kosong. Tetapi jika Anda memilih untuk melakukannya, perhatikan persyaratan berikut:

Maksimum 500 karakter
Mendukung huruf, angka, simbol, spasi, dan emoji

Mengelola Anggota Sebelum Menyimpan

Di bagian Anggota, Anda (pembuat grup) akan muncul lebih dulu, diikuti oleh anggota lain, yang diurutkan menurut abjad (A-Z). Pada tahap ini, Anda dapat:

Menghapus anggota dari grup
Menetapkan anggota sebagai admin grup
Menghapus peran admin

Menyelesaikan Grup

Setelah Anda meninjau semua informasi, dan semuanya terlihat bagus, Anda dapat mengeklik Simpan. Sistem kemudian akan:

Menghasilkan ID Percakapan
Menampilkan notifikasi keberhasilan
Menambahkan grup ke daftar pesan Anda
Membuka ruang obrolan yang baru dibuat
Menampilkan banner informasi yang mengumumkan anggota yang ditambahkan

Mengedit Detail Pesan Grup:

Jika Anda adalah Admin Grup, Anda dapat memperbarui informasi grup. Memperbarui detail grup membantu anggota memahami tujuan percakapan dengan lebih baik. Sebelum mengedit detail grup, perhatikan hal berikut:

Apa yang Dapat Anda Edit:

Gambar Profil Grup
Nama Grup
Deskripsi Grup

Siapa yang Dapat Mengedit Pesan Grup

Opsi Edit hanya tersedia untuk Admin Grup dengan izin “Pembaruan”.
Jika pengguna tidak memiliki izin “Pembaruan”, sistem akan mencegah mereka mengakses opsi ini, bahkan jika mereka adalah Admin Grup.

Cara Mengedit Pesan Grup:

Masuk ke AOne Schools
Ketuk ikon Pesan di beranda
Buka pesan grup yang ingin Anda edit
Ketuk tombol Tindakan di ruang obrolan
Pilih Lihat Detail, dan Ketuk Edit
Klik Simpan untuk menerapkan perubahan, atau, klik Batal untuk membatalkan perubahan.

Ketika perubahan disimpan:

Notifikasi keberhasilan akan ditampilkan
Anda akan diarahkan kembali ke halaman Detail Grup
Banner informasi akan muncul di ruang obrolan untuk memberi tahu semua anggota bahwa detail grup telah diperbarui.

Membersihkan Obrolan di Ruang Obrolan Grup

Terkadang percakapan grup menjadi terlalu panjang atau berantakan, dan Anda hanya ingin memulai yang baru. Itulah tujuan dari fitur Bersihkan Obrolan.

Bersihkan Obrolan hanya tersedia untuk Pesan Grup. Ini tidak akan muncul di obrolan pribadi satu lawan satu.
Membersihkan obrolan hanya memengaruhi tampilan Anda. Semua orang di grup masih akan melihat percakapan lengkap di sisi mereka.
Semua notifikasi pesan yang belum dibaca untuk grup tersebut dibersihkan.
Semua file atau gambar yang sudah Anda unduh ke perangkat Anda sebelum membersihkan obrolan akan tetap ada di perangkat Anda. [Hanya Berlaku untuk Pesan Dalam Aplikasi dengan Fitur Premium]

Ada dua cara untuk melakukannya di Aplikasi Web:

Dari Halaman Pesan, tanpa membuka obrolan terlebih dahulu

Masuk ke AOne Schools dan klik ikon Pesan
Di halaman Pesan, temukan percakapan grup yang ingin Anda bersihkan
Klik tombol Tindakan ( : ) di sebelah percakapan grup tersebut
Pilih Bersihkan Obrolan dari menu
Pesan konfirmasi akan muncul menanyakan apakah Anda yakin.
Klik Ya untuk mengonfirmasi, atau Batal jika Anda berubah pikiran

Dari Dalam Ruang Obrolan

Masuk ke AOne Schools dan klik ikon Pesan
Klik pada percakapan grup yang ingin Anda bersihkan
Di dalam obrolan, klik tombol Tindakan ( : ) di bagian atas ruang obrolan
Pilih Hapus Obrolan dari menu yang muncul
Pesan konfirmasi akan muncul menanyakan apakah Anda yakin.
Klik Ya untuk mengonfirmasi, atau Batal jika Anda berubah pikiran

Catatan Tambahan Mengenai Membersihkan Obrolan di Grup:

Balasan ke pesan lama akan menampilkan placeholder
Jika seseorang membalas pesan yang sekarang tersembunyi di sisi Anda, Anda akan melihat pemberitahuan kecil yang mengatakan pesan asli tidak tersedia. Mengetuk atau mengekliknya tidak akan menavigasi ke mana pun.
Notifikasi pesan lama mungkin tidak terbuka dengan benar
Jika Anda mengetuk notifikasi yang menautkan ke pesan yang dikirim sebelum obrolan dibersihkan, Anda akan melihat kesalahan — itu adalah perilaku yang diharapkan.

Apa yang Terjadi Ketika Anggota Grup Diarsipkan?

Jika seorang anggota menjadi diarsipkan di tingkat sekolah, sistem akan secara otomatis menyesuaikan grup sesuai dengan itu.

Pengguna yang diarsipkan akan dihapus dari daftar anggota aktif grup, dan tidak akan lagi menjadi bagian dari percakapan yang sedang berlangsung.
Ikon arsip akan muncul di sebelah nama pengguna untuk mencerminkan status mereka yang diperbarui.
Banner informasi akan ditampilkan di ruang obrolan untuk memberi tahu anggota bahwa pengguna telah dihapus karena mereka diarsipkan.