Mengelola Pembayaran Tertunda pada Tagihan

Saat Tagihan Menampilkan “Pembayaran Tertunda”

Terkadang Anda membuka sebuah tagihan dan mendapati bahwa Anda tidak dapat mengedit, menghapus, atau menambahkan apa pun ke dalamnya. Dalam sebagian besar kasus, hal ini terjadi karena tagihan tersebut memiliki status Pembayaran Tertunda.

Anda dapat melihat status pembayaran tertunda di lokasi berikut:

• Modul Invoice & Keuangan (di halaman Tagihan)

• Modul Pelajar → tab Invoices & Payment

• Modul Kehadiran → halaman Tandai Kehadiran (melalui badge Tagihan Tertunda di samping nama siswa)

Mengapa Pembayaran Tertunda Terjadi?

Pembayaran Tertunda dapat terjadi karena salah satu alasan berikut:

1) Upaya pembayaran belum selesai

• Pembayar telah memulai proses pembayaran tetapi tidak menyelesaikannya.

2) Pembayaran selesai, tetapi callback dari payment gateway belum diterima

• Pembayaran mungkin sudah berhasil dilakukan, tetapi sistem belum menerima konfirmasi (callback) dari payment gateway.

Sampai callback diterima (atau pembayaran diverifikasi ulang), tagihan akan tetap berstatus Pembayaran Tertunda demi keamanan dan keakuratan.

Tindakan Apa Saja yang Dibatasi Selama Pembayaran Tertunda?

Selama tagihan berstatus Pembayaran Tertunda, tindakan berikut akan dinonaktifkan:

• Mengedit detail tagihan

• Menambahkan item tagihan

• Menghapus tagihan

• Mencatat pembayaran secara manual

• Membuat catatan kredit

Setelah status pembayaran dikonfirmasi, tagihan akan otomatis dapat diedit kembali.

Jika tagihan tetap terjebak dalam status Pembayaran Tertunda, Anda dapat menggunakan Sync Payment Status untuk memicu pengecekan ulang.

Cara Mengatasinya: Sync Payment Status (dan Apa yang Terjadi Selanjutnya)

Sync Payment Status akan memeriksa ulang pembayaran dengan payment gateway dan memperbarui tagihan sesuai hasilnya.

Ada dua tempat untuk menjalankan Sync Payment Status:

Opsi A: Sync dari Halaman Daftar Tagihan

Langkah-langkah:

1. Buka Modul Invoice & Keuangan

2. Pilih satu atau beberapa tagihan

3. Klik tombol Sync Payment Status di bagian atas daftar tagihan

Apa yang terjadi setelah sync:

• Sistem memeriksa ulang status pembayaran dengan payment gateway

• Status tagihan akan diperbarui jika ada perubahan

Catatan Penting: Opsi ini hanya untuk pengecekan dan pembaruan status. Anda tidak dapat menghapus pembayaran tertunda dari halaman daftar.

Opsi B: Sync dari Halaman Detail Tagihan

Langkah-langkah:

1. Buka Modul Invoice & Keuangan

2. Buka tagihan terkait

3. Klik Sync Payment Status di bagian bawah halaman tagihan
   
   

Apa yang Terjadi Setelah Sync?

Saat Sync Payment Status dijalankan, sistem akan memeriksa ulang status pembayaran dengan payment gateway. Terdapat tiga kemungkinan hasil:

Hasil 1: Pembayaran Berhasil

Pembayaran telah dikonfirmasi oleh payment gateway.

Perilaku sistem:

• Status tagihan otomatis diperbarui menjadi Lunas

• Tidak diperlukan tindakan lanjutan

Hasil 2: Pembayaran Tidak Selesai

Pembayaran dimulai tetapi tidak diselesaikan.

Perilaku sistem:

• Opsi “Delete Pending Payment” akan muncul

Tindakan Admin:

• Klik Delete Pending Payment

• Tagihan akan kembali ke status Belum Lunas

• Wali murid dapat mencoba kembali pembayaran melalui aplikasi mobile, atau admin dapat mencatat pembayaran secara manual

Hasil 3: Tidak Ada Perubahan Status Setelah Sync

Jika setelah sync:

• Tagihan tidak berubah menjadi Lunas, dan

• Opsi Delete Pending Payment tidak muncul,

Artinya wali murid kemungkinan sudah menyelesaikan pembayaran, tetapi sistem masih menunggu konfirmasi (callback) dari payment gateway.

Penting:

• Tidak diperlukan tindakan manual dari Admin pada tahap ini

• Status akan diperbarui otomatis setelah gateway mengirim konfirmasi

• Sistem memberikan batas waktu tunggu 48 jam. Jika konfirmasi diterima, tagihan akan menjadi Lunas. Jika tidak ada konfirmasi setelah 48 jam, pembayaran tertunda akan otomatis dibatalkan dan tagihan kembali ke status Belum Lunas.

Ringkasan: Apa yang Harus Dilakukan Admin?

Saat menemukan Pembayaran Tertunda:

1) Jika perlu mengedit tagihan

• Buka Halaman Detail Tagihan

• Klik Sync Payment Status

• Klik Delete Pending Payment

2) Jika tidak perlu perubahan pada tagihan

Sarankan wali murid untuk:

• Melakukan sync pembayaran dari aplikasi mobile

• Mencoba kembali pembayaran jika diperlukan

Lihat panduan ini untuk langkah wali murid: Apa yang harus dilakukan ketika pembayaran berstatus Pending di aplikasi?