การจัดการสถานะ รอดำเนินการชำระ ในใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้แสดงสถานะ “รอดำเนินการชำระ”

บางครั้งคุณอาจเปิดใบแจ้งหนี้แล้วพบว่าไม่สามารถแก้ไข ลบ หรือเพิ่มรายการใด ๆ ได้ สาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากใบแจ้งหนี้มีสถานะ รอดำเนินการชำระ

สาเหตุของการขึ้นสถานะ รอดำเนินการชำระ

1. ผู้ชำระได้ทำการชำระเงิน แต่ยังไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้น

2. ชำระเงินสำเร็จแล้ว แต่ระบบยังไม่ได้รับการยืนยัน (callback) จาก payment gateway

จนกว่าจะได้รับการยืนยัน ใบแจ้งหนี้จะยังคงอยู่ในสถานะค้างชำระเพื่อความถูกต้องและความปลอดภัย

สิ่งที่ไม่สามารถทำได้ในระหว่างสถานะค้างชำระ

• แก้ไขรายละเอียดใบแจ้งหนี้

• เพิ่มรายการ

• ลบใบแจ้งหนี้

• บันทึกการชำระเงินด้วยตนเอง

• สร้าง credit note หรือใบลดหนี้

หลังสถานะได้รับการยืนยัน ใบแจ้งหนี้จะกลับมาแก้ไขได้อัตโนมัติ

หากสถานะยังค้างอยู่ สามารถกด Sync Payment Status เพื่อตรวจสอบใหม่

วิธีแก้ไข: Sync Payment Status

สามารถทำได้ 2 วิธี:

ตัวเลือก A: จากหน้ารายการใบแจ้งหนี้

• ไปที่โมดูล ใบแจ้งหนี้และการเงิน  (Invoice & Finance)

• เลือกใบแจ้งหนี้โดยทำเครื่องหมาย check box หน้าใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ

• คลิก ซิงค์สถานะการชำระเงิน จากตัวเลือกด้านบน

หมายเหตุ: ใช้ตรวจสอบสถานะเท่านั้น ไม่สามารถลบ pending payment จากหน้านี้ได้

ตัวเลือก B: จากหน้า รายละเอียด ใบแจ้งหนี้

• เปิดใบแจ้งหนี้โดยคลิกเข้าไปในใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ

• คลิก Sync Payment Status จากตัวเลือกด้านล่าง

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้:

1) ชำระเงินสำเร็จ
 สถานะเปลี่ยนเป็น ชำระเงินแล้ว (Paid) อัตโนมัติ

2) ชำระเงินไม่สำเร็จ
 จะมีปุ่ม Delete Pending Payment ปรากฏขึ้น
 กดเลือก Delete Pending Payment แล้วสถานะจะกลับไปเป็น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ (Unpaid): วิธีลบรายการชำระเงินที่รอดำเนินการ (Pending Payment)

3) ไม่มีการอัปเดตสถานะ
ระบบรอการยืนยันจาก payment gateway
รอการอัปเดทไม่เกิน 48 ชั่วโมง
ถ้าได้รับการยืนยัน → Paid
ถ้าไม่ → ยกเลิกอัตโนมัติและกลับเป็น Unpaid

สรุปสำหรับแอดมิน

หากต้องการแก้ไขใบแจ้งหนี้:

• กดเข้าไปในเมนูใบแจ้งหนี้

• Sync Payment Status

• Delete Pending Payment

หากไม่ต้องการแก้ไข:

• แนะนำผู้ปกครองให้ Sync ผ่านแอป

• ลองชำระใหม่

โปรดดูคู่มือนี้สำหรับขั้นตอนของผู้ปกครอง: วิธีดำเนินการเมื่อการชำระเงินอยู่ในสถานะรอดำเนินการในแอป