เพื่อให้การดำเนินการเรียกเก็บเงินเป็นไปอย่างราบรื่น และสามารถสื่อสารกับผู้ปกครองหรือผู้เรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจว่า "วันที่ของใบแจ้งหนี้" ทำงานอย่างไรในระบบ ต่อไปนี้คือคำอธิบายของแต่ละคีย์สำคัญเกี่ยวกับวันที่ในใบแจ้งหนี้ และวิธีที่แต่ละคีย์ทำงานร่วมกัน:
คำจำกัดความของวันสำคัญในใบแจ้งหนี้
- วันที่สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice Generation Date)
วันที่ระบบสร้างใบแจ้งหนี้และแสดงในเมนู “ใบแจ้งหนี้และการเงิน”
- วันออกใบแจ้งหนี้ (Invoice Issue Date)
วันที่ระบบจะส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการให้กับผู้ปกครองหรือผู้เรียน
- วันครบกำหนดชำระเงิน (Invoice Due Date)
วันครบกำหนดที่ผู้ปกครองหรือผู้เรียนต้องชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
- เดือนที่เรียกเก็บ (Invoice Billing Month)
เดือนที่ค่าธรรมเนียมในใบแจ้งหนี้อ้างอิงถึง (เช่น ค่าเล่าเรียนเดือนสิงหาคม)
แนวทางปฏิบัติที่แนะนำสำหรับการตั้งค่า วันที่ออกใบแจ้งหนี้แบบประจำ (recurring)
หากศูนย์ของคุณใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบประจำ (เช่น รายเดือนหรือรายไตรมาส) ระบบสามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนดได้
โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลระบบอาจต้องตรวจสอบและปรับรายการในใบแจ้งหนี้ (เช่น ส่วนลดพิเศษ หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม) ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ปกครอง เพื่อให้สามารถดำเนินการนี้ได้ ควรตั้ง “วันสร้างใบแจ้งหนี้” ให้เร็วกว่าวันที่ “ออกใบแจ้งหนี้”
ตัวอย่างการตั้งค่า
- วันสร้างใบแจ้งหนี้ถัดไป: 24 กรกฎาคม 2025
- วันออกใบแจ้งหนี้ถัดไป: 01 สิงหาคม 2025
- วันครบกำหนดชำระถัดไป: 08 สิงหาคม 2025
- เดือนที่เรียกเก็บถัดไป: สิงหาคม 2025
ด้วยการตั้งค่านี้ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ในวันที่ 24 กรกฎาคม 2025 และแสดงในเมนู ใบแจ้งหนี้และการเงิน ซึ่งผู้ดูแลระบบจะมีเวลา 1 สัปดาห์ ในการตรวจสอบ แก้ไข หรือเพิ่มรายการในใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะมีการออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการให้กับผู้ปกครองในวันที่ 01 สิงหาคม 2025
กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้การเรียกเก็บเงินมีความถูกต้อง แม่นยำ เปิดโอกาสให้ผู้ดูแลระบบได้ปรับเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็น และช่วยลดข้อผิดพลาดก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งถึงผู้ปกครอง
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
เยี่ยมเลย!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ส่งข้อเสนอแนะแล้ว
เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว